La pointeuse-badgeuse : une aide indispensable pour comptabiliser le temps de travail  

Dans le contexte d’une gestion du temps de travail de plus en plus complexe, la pointeuse-badgeuse s’impose comme un outil indispensable pour les employeurs. Permettant un suivi précis et réglementaire des heures effectuées par le personnel, elle facilite grandement le volet administratif, surtout dans les organisations aux horaires et sites variés. Cependant, son choix et son utilisation requièrent une compréhension claire de la réglementation et une communication efficace auprès du personnel. Cet article explore en détail les avantages de la pointeuse-badgeuse, les critères de choix et les obligations légales associées, tout en abordant le cas spécifique de la pointeuse biométrique.

Par la rédaction, publié le 6 juin 2018, mis à jour le 25 mai 2023

Un outil de gestion du temps de travail

La réglementation impose à l’employeur de comptabiliser les heures de travail effectuées par le personnel, quel que soit son statut (cadres y compris). Le relevé de ces durées de travail doit être conservé 5 ans. Pour des horaires fixes en semaine, cette tâche est aisée et ne demande pas de matériel particulier. Par contre, si l’organisation du travail s’avère complexe, par exemple avec une grande disparité des sites, des horaires de jour et de nuit ou encore pour des astreintes, l’usage d’une pointeuse-badgeuse facilite grandement le pendant administratif. Ainsi les appareils sont couplés à des logiciels qui permettent l’exportation des données relatives au temps de travail aux différents formats utilisés dans les principaux logiciels de paye.

Pour choisir au moins une pointeuse-badgeuse, il convient de se poser 3 questions : quels sont les horaires pratiqués, quelle est l’activité de l’entreprise et quel est son effectif ? Le premier point est sans doute le plus déterminant : si les plannings sont complexes et comportent de nombreux cas particuliers (heures supplémentaires, astreintes, équipes en rotation sur les 3x8 h) un traitement automatique va considérablement simplifier la gestion de la paye et évitera des réclamations. L’activité de l’entreprise, notamment si elle est très variée et se situe sur plusieurs sites, va conditionner le choix pour des solutions en réseau plus sophistiquées. Enfin de gros effectifs nécessiteront l’achat de plusieurs équipements et le pointage le plus rapide possible pour éviter l’attente aux heures de prise de fonction.

Bien comprendre la réglementation et communiquer auprès du personnel

À l’exception des cadres dirigeants (et assimilés comme les mandataires sociaux), la durée légale de travail est de 35 heures par semaine, éventuellement annualisée en 1607 heures. D’autre part, le temps d’astreinte est décompté dans les durées minimales de repos quotidien. Ces deux grands principes conditionnent les cas particuliers qui vont être automatiquement intégrés par le logiciel attenant à la pointeuse-badgeuse. L’employeur est tenu de faire une déclaration à la CNIL (Commission nationale de l’informatique et de libertés) et détaillant les données enregistrées. Une communication auprès du personnel est souhaitable afin d’expliquer les raisons du pointage (mise en conformité vis-à-vis de la législation du travail, gestion administrative grandement facilitée) afin d’éviter des procès d’intention tels qu’une volonté de surveillance ou d’autres atteintes aux droits des salariés.

Le cas particulier de la pointeuse biométrique doit être envisagé avec beaucoup de discernement : elle ne peut être utilisée que dans des cas bien précis qui nécessitent une sécurité totale. D’autre part, l’investissement peut s’avérer important selon les données biométriques (reconnaissance faciale, empreintes digitales, iris de l’œil, etc.).